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Text File  |  1993-05-31  |  3KB  |  58 lines
  1.  
  2.  
  3.                              I'M NO ACCOUNTANT (TM)
  4.                         Multiple Business Journal Template
  5.                       Copyright 1991 Willis E. Howard, III
  6.                               All rights reserved.
  7.  
  8.  
  9.                            INSTRUCTIONS FOR JOUR10.WK1
  10.  
  11.        Because the Single Business Journal Template JOUR1.WK1 is easier
  12.        and faster to use, it is recommended that you start with that
  13.        template.  The manual JOUR1.DOC gives detailed instructions on the
  14.        operation of the single journal template.  Registered users will
  15.        receive the manual in printed form.
  16.  
  17.        However, if you operate several businesses from one checking
  18.        account, the Multiple Business Journal Template JOUR10.WK1 is the
  19.        appropriate template to use.  For example, you may wish to keep the
  20.        income and expenses for various rental properties separate while
  21.        having only one checking account.
  22.  
  23.        The I'M NO ACCOUNTANT template JOUR10.WK1 allows you to operate up
  24.        to 10 different businesses from one checking account.  This is done
  25.        by introducing a new classification, the BUSINESS NUMBER, which can
  26.        have values from 0 through 9.
  27.  
  28.        The BUSINESS NUMBER appears in the journal, ledgers, and on the
  29.        printouts.  It is requested on data entry screens, and included in
  30.        the help screens.
  31.  
  32.        Before using template JOUR10.WK1, first issue the command JOURNAL
  33.        CLEAR to set up the overall business name, starting date, and
  34.        initial checking balance.  This is the same way that JOUR1.WK1 is
  35.        started.
  36.  
  37.        Then, for each business, issue the JOURNAL MODIFY BUSINESS command
  38.        to associate a business number with a business name.  Keep a list
  39.        of these numbers handy so that you can enter them on the Payment,
  40.        Deposit, and Salary screens.
  41.  
  42.        If you give a BUSINESS NUMBER on the EXTRACT INPUT screen, only
  43.        journal entries for the specified business will be extracted.
  44.        Otherwise, all business numbers will be selected.
  45.  
  46.        If you examine where the information is stored in the spreadsheet,
  47.        you will notice that the ledgers require many more columns in
  48.        template JOUR10.WK1.  When the journal is balanced, and
  49.        transactions are transferred to the ledgers, there is much more
  50.        work to do.  This also takes more time, making JOUR10 slower than
  51.        JOUR1.
  52.  
  53.        Unless you need to operate multiple businesses out of one checking
  54.        account, it is faster and easier to use JOUR1.WK1.  If you need the
  55.        advanced BUSINESS NUMBER feature, it will be to your advantage to
  56.        use JOUR10.WK1.
  57.  
  58.